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PV CSE, réunions, ordre du jour : ce qu’il faut savoir


La tenue des réunions du CSE répond à un certain nombre de règles. Cette conférence animée par JURI-CE CELIADE sur SalonsCE porte sur l’ordre du jour, les réunions ordinaires ou extraordinaires, ainsi que la rédaction du PV du CSE. 

Quels sont les différents types de réunion pour le CSE ?

On distingue deux types de réunions : les réunions préparatoires et les réunions plénières. On peut aussi parler respectivement de réunion ordinaire ou de réunion extraordinaire du CSE.

La première réunion de CSE évoquée n’est pas obligatoire, mais tout de même recommandée, afin que les réunions plénières se déroulent plus sereinement. Il faut rappeler que les heures de réunions ne sont pas déduites des heures de délégation. La réunion préparatoire peut aussi être l’occasion de faire appel à divers experts.

« La périodicité des réunions CSE a changé avec les ordonnances d’Emmanuel Macron, selon l’effectif des entreprises », précise l’organisme de formation JURI-CE. Pour une entreprise en dessous de 300 salariés, les réunions n’ont plus lieu tous les mois, mais tous les deux mois. Néanmoins, pour les petites structures (de 11 à 49 salariés), les réunions demeurent mensuelles. En ce qui concerne les réunions SSCT, le CSE doit se réunir à ce sujet au moins quatre fois par an. Les réunions relatives à la santé et à la sécurité peuvent aussi être décidées par suite d’un accident survenu sur site.

Rédaction de l’ordre du jour et de la convocation

La première question qui se pose est de savoir qui rédige l’ordre du jour de la réunion CSE. Ensuite, il s’agit de connaître ce qui doit s’y trouver impérativement.

Qui rédige l’ordre du jour ?

Il y a, comme ce fut le cas pour le CE, fixation conjointe de l’ordre du jour de la part du président et du secrétaire du CSE. Au cours d’une année, il y a trois consultations obligatoires : une sur les orientations stratégiques de l’entreprise, une autre sur la politique sociale , une dernière sur la situation économique et financière (examen annuel des comptes).

La rédaction d’un ordre du jour est, dans cette optique, une étape incontournable. Lorsqu’un point n’a pas été traité, il est possible de le mettre à l’ordre du jour d’une réunion extraordinaire CSE qui lui sera dédiée. Il est alors abordé, obligatoirement.

De quoi est-il composé ?

Dans le cadre du CSE, on y trouve trois orientations distinctes : les réclamations des salariés, les informations-consultations (les trois consultations obligatoires susmentionnées, ainsi que les consultations ponctuelles), enfin toutes les questions soulevées dans le cadre des prérogatives économiques.

Communication de l’ordre du jour et convocation

Après rédaction, il faut communiquer l’ordre du jour et notamment émettre des convocations en fonction des points traités. 

Qui convoque ?

Tout ordre du jour doit être signé par le président et par le secrétaire du CSE. Tous les membres du CSE, y compris les suppléants, doivent le recevoir. Une fois signé, cet ordre du jour peut être affiché et rendu public. D’autre part, entre l’ordre du jour et la réunion CSE en elle-même, il existe un délai minimum de communication de 72 heures. La convocation doit émaner uniquement du chef d’entreprise.

Qui est convoqué ?

Si tous les membres du CSE ne sont pas convoqués (titulaires, suppléants et représentants syndicaux s’il y en a), il y a délit d’entrave. En outre, des personnes expertes sur un sujet à l’ordre du jour peuvent également être convoquées (expert-comptable, etc.).

Que contient une convocation ?

La convocation doit faire état de la date et de l’heure de la réunion CSE, du lieu (au choix du président), ainsi que les documents qui permettent de s’informer sur les points traités.

Réunions du CSE

Première chose à savoir : les réunions organisées par le CSE sont considérées comme du temps de travail. Bien souvent, en effet, ces réunions ont lieu sur le lieu et sur le temps de travail. Au-delà, les salariés peuvent s’estimer en heures supplémentaires.

Quel est le rôle du président du CSE durant la réunion ?

Lors des réunions, le président joue essentiellement un rôle d’animateur. Il ouvre et clôture les séances. Il organise les votes et commence par l’adoption du PV du CSE. L’employeur ne peut pas écarter une question qui aurait été réinscrite à l’ordre du jour. Il convient de placer les points par ordre d’importance.

La liberté des discussions est garantie. Une rubrique « questions diverses » peut intervenir en fin de séance, mais les sujets concernés doivent rester mineurs afin d’éviter les digressions. Seuls les membres titulaires peuvent participer au vote, ainsi que les membres suppléants en remplacement d’un titulaire. En cas de licenciement d’un représentant du personnel ou de l’élection du trésorier, le vote se fait à bulletin secret.

Par ailleurs, le président du comité ne participe pas au vote dans le cas d’une consultation. Il ne peut pas écarter une question ayant été mise à l’ordre du jour. Si c’est le cas, il faut que ce soit acté lors de la rédaction du procès verbal du CSE. Outre cette question concernant le procès verbal d’une réunion de CSE, la tâche des élus consiste aussi à remettre en permanence en évidence les points à aborder, pour que les salariés se sentent bien représentés et bien défendus.

Les discussions ne sont pas secrètes. Dans le cas contraire, il faut préciser le caractère confidentiel de certaines informations en début de réunion.

La suspension d’une réunion CSE

Parfois, il vaut mieux suspendre une séance afin de mieux se renseigner sur un article juridique ou autre si la situation est quelque peu tendue avec la direction et nécessite une telle décision. La suspension de séance n’est pas encadrée, mais c’est une pratique que l’on peut tout à fait utiliser.

Le report de réunion CSE est-il possible ?

Le secrétaire ne peut pas décider d’annuler une réunion. C’est l’employeur qui fixe la date et le lieu de la réunion. Les séances peuvent être enregistrées, ce qui peut inhiber les participants. L’employeur doit, bien sûr, en être mis au courant, mais c’est un droit auquel on peut avoir recours.

Rédaction, transmission et approbation du PV du CSE

Le PV du CSE est obligatoirement signé par la personne qui en est le rédacteur, à savoir le secrétaire, et non la direction. Ce n’est ni un accord, ni un compromis. La rédaction du procès verbal CSE peut être confiée à une entreprise extérieure, ce qui se fait de plus en plus souvent. C’est en effet une tâche très chronophage. Il faut ensuite prévoir une relecture par des juristes.

La communication du procès verbal de la réunion CSE

Une règle s’applique depuis 2016 et stipule que le PV CSE doit être communiqué dans les quinze jours suivant la réunion. Légalement, personne ne peut contraindre le secrétaire à modifier son PV. Il a tous les pouvoirs à ce niveau.

Le PV du CSE mentionne l’heure de début et l’heure de fin de séance, les personnes présentes et les absentes, ainsi que l’approbation du PV du CSE pour la réunion précédente. L’employeur peut participer, s’il le souhaite, au vote de l’approbation du procès verbal, en sachant qu’il ne peut nullement mettre son veto. L’approbation du PV du CSE lui confère enfin sa valeur juridique. Il faut alors les conserver précieusement, en cas de besoin ultérieur.

L’affichage et la diffusion du procès verbal de la réunion CSE

Diffuser le PV du CSE revient également au secrétaire du CSE. Outre le traditionnel panneau d’affichage, on peut avoir recours à l’outil digital ou à la distribution d’exemplaires individuels. Internet (ou un intranet) est aussi de plus en plus utilisé afin de diffuser le PV du CSE.

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