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Cadeaux & Fêtes de Noël

Les chèques, cartes & coffrets cadeaux

En période de crise, les bons d’achat du CE - chèques, cartes et coffrets cadeaux - font figure de soutien au pouvoir d’achat des salariés, c’est un fait. Cette dimension sociale doit donc être pensée par les élus qui doivent définir une politique d’attribution et de subvention en conséquence. Mais pour autant, même si le bon d’achat apporte une aide à la consommation aux salariés, ça ne doit pas occulter les possibilités d’ouverture à la culture qu’il porte. Donner du sens aux bons d’achat, un défi pour les élus !

Des bons d’achat, oui, mais pas sans engagement du CE !

Les bons d’achat du CE… Les élus ne sont pas toujours très enthousiastes quand ils évoquent les chèques, cartes ou coffrets cadeaux qu’ils offrent aux salariés. Nombreux sont ceux qui ont le sentiment que l’action du CE est réduite à n’être plus qu’un guichet payeur et que les salariés, qui plus est, ont tendance à considérer leur cadeau comme un dû. Et pourtant, la quasi totalité des CE distribuent des bons d’achat au moins une fois l’an aux salariés. Pour certains, c’est même leur unique activité sociale et culturelle. C’est tout le paradoxe des chèques cadeaux, ils sont décriés, mais tous les comités d’entreprise en distribuent et tous les salariés en veulent !

Une formule plébiscitée par les salariés

Car les CE ont de nombreuses et bonnes raisons de recourir aux chèques cadeaux. D’abord, ils sont plébiscités par les salariés dans leur très grande majorité (il figure en deuxième place des cadeaux préférés des français derrière l’argent !). Ensuite, les élus sont sûrs de ne pas se tromper dans le choix toujours hasardeux d’un cadeau. Leur gestion est relativement simple pour des élus déjà confrontés à un manque de temps : plus de catalogue à éplucher, pas de sélection restrictive entre deux ou trois jouets, pas de stockage volumineux dans le local… Enfin, dans un contexte économique où le pouvoir d’achat est en berne dans bien des familles, le bon d’achat est un réel soutien, même si l’on sait que les bénéficiaires dépensent souvent plus que le montant alloué par leur titre de paiement. Il faut se faire une raison, quelque soit sa position sur le sujet, le chèque cadeaux est un incontournable de l’action sociale et culturelle du CE. Dès lors, on peut se poser la question des moyens dont disposent les élus pour garder la main, malgré tout, sur leur politique sociale et culturelle même par le biais des bons d’achat.

Présentation

Donner du sens aux bons d’achat, c’est possible
La distribution des bons d’achat doit se faire dans le cadre d’une véritable politique telle que définie par le CE. C’est la condition pour que cette activité du CE ne prenne pas l’air d’une simple redistribution de la subvention allouée aux ASC. Offrir un chèque, une carte ou un coffret cadeau peut être une action sociale forte pour peu qu’on lui donne un sens et qu’on le fasse savoir aux salariés. Pour cela, les élus de comités d’entreprise disposent de nombreux leviers qu’ils peuvent actionner seuls ou alors en les combinant les uns aux autres selon l’orientation qu’ils souhaitent donner à leur action. Dans tous les cas, il doit savoir qu’il ne pourra jamais contenter tout le monde. Le bon d’achat aura d’autant plus de sens pour le salarié s’il voit que les élus sont réellement impliqués dans l’acte d’offrir.

Sélectionner un événement.
Par exemple, le CE peut sélectionner les évènements qu’il souhaite célébrer au travers de l’octroi du bon d’achat : cadeau de bienvenu pour un nouveau salarié, coup de pouce pour les vacances ou la rentrée scolaire, célébration d’un événement familial, solidarité en cas de décès d’un proche… Dans ces cas précis, tous les salariés ne seront pas concernés de la même façon pour les bons d’achat, mais plus l’arbitrage du CE sera clair et motivé, mieux il sera accepté par tous.

La distribution.
Il faut également veiller à soigner sa communication, puis la distribution des bons. Remettre une enveloppe en main propre dans le local du CE, ou mieux à l’occasion d’une fête organisée par le CE, n’a évidemment pas le même impact que de l’adresser, par l’intermédiaire de l’employeur, avec le bulletin de paie ! Dans ce cadre, peut-être vaut-il mieux privilégier les bons d’achat sous forme de chèque, de carte ou de coffret, plutôt que leur version dématérialisée. Toujours dans l’idée de communiquer sur l’action du CE, tous les émetteurs de titres proposent désormais de personnaliser les bons d’achat.

Une politique de subvention.
Parmi les autres leviers dont disposent le comité d’entreprise pour imprimer sa marque et garder la main sur les bons d’achat : le choix d’une politique de subvention forte et engagée. On peut accorder des montants d’achat différents selon l’événement, diversifier les montants de subvention, mettre en place un barème d’attribution reposant sur le quotient familial, l’ancienneté, la grille de salaire, etc. Les possibilités sont nombreuses. Il ne s’agit pas là de discrimination, mais d’un marqueur de la politique sociale du CE. Un choix qui sera peut être contesté par certains, mais qui donnera véritablement sens à l’action du CE.

Des bons d’achats thématiques.
Dernier levier, le choix des bons d’achat. Offrir un chèque, une carte ou un coffret cadeau ne revient pas nécessairement à fermer les yeux sur la manière dont ils seront dépensés. Pour donner du sens à ses chèques cadeaux, le CE à la possibilité d’orienter les options d’achat des titres de paiement. Pour favoriser un achat culturel (cf. « Les chèques cadeaux à vocation culturelle »), il choisira un Chèque Lire, un Chèque Disque ou un Chèque Culture (accès aux spectacles vivants). Le CE peut aussi choisir des bons d’achat d’une enseigne spécifique, par exemple un magasin de sport s’il veut encourager les pratiques sportives des salariés. De plus en plus, les grandes enseignes proposent également de restreindre leurs bons d’achat à certains rayons de leur magasin. Par exemple, au rayon bien-être pour un cadeau de fête des mères, au rayon librairie pour un cadeau de rentrée scolaire ou encore au rayon jeux et jouets pour les fêtes de fin d’année. Enfin, les émetteurs de titres qui regroupent de nombreuses enseignes ont également créé des chèques thématiques afin de satisfaire cette demande des élus de garder la main sur leurs bons d’achat.

Bon à savoir

Une fois la formule de bons d’achat choisie et éventuellement son périmètre thématique d’utilisation, le CE devra faire son choix parmi les nombreux émetteurs de titres présents sur le secteur. Hyperconcurrentiel, ce marché est propice à la négociation, notamment sur les services proposés pour accompagner vos chèques cadeaux. Petit inventaire non exhaustif des principaux points qui pourront vous aider à départager les prestataires.

La durée de validité.
Les bons d’achat sont valables 24 mois au maximum à partir de leur date d’émission. Mais le plus souvent, leur durée de validité est moindre : jusqu’au 31 décembre de l’année encours, trois mois après la date prévue de remise aux salariés, etc. Dans tous les cas la date limite doit être clairement indiquée sur le titre. Certaines sociétés proposent d’échanger les chèques cadeaux après l’expiration de leur validité, souvent moyennant des frais de dix pour cent ou plus. Un point de négociation important.

Personnalisation des bons.
Les élus veilleront également à faire jouer la concurrence à propos de la personnalisation du bon : intitulé du chèque cadeau, montant, date de validité, nom des bénéficiaires, logo du CE, message, etc.

La livraison.
Selon le mode de livraison proposé choisi par le CE, ce service peut être payant ou non. Certains élus préfèrent recevoir l’ensemble des chèques au bureau du CE et organiser eux-mêmes leur distribution aux salariés, par exemple à l’occasion de la fête du CE. Tandis que d’autres choisissent l’envoi des bons directement au domicile de chaque bénéficiaire, notamment lorsque les salariés sont éparpillés sur plusieurs sites. Enfin, dans certains cas, il peut être préférable de venir récupérer les bons dans les bureaux du prestataire, si les élus sont rarement aux bureaux du CE par exemple. La gratuité de la livraison est aussi souvent proposée à partir d’un certain nombre de commande.

Le remboursement.
Habituellement, le CE peut retourner les chèques cadeaux non utilisés par les bénéficiaires au prestataire, qui lui rembourse leur valeur, après une déduction éventuelle pour frais divers. En revanche, le remboursement ou l’échange en cas de perte ou de vol est impossible. Le CE a tout intérêt à souscrire une assurance contre le vol au moment où il détient les bons, avant de les distribuer aux salariés.

Les pièges à éviter

Coffret cadeaux, les plus... et les moins
Depuis l’arrivée des premiers coffrets cadeaux en France, il y a tout juste 10 ans, on a vu apparaître (et disparaître) des « box » de toutes tailles, formes, couleurs… mais toutes suivent le même concept : une boîte contenant une sélection de prestations parmi laquelle le bénéficiaire choisit celle qu’il préfère.
Par rapport aux bons d’achat qui ont une valeur faciale, les coffrets cadeaux n’affichent pas de montant mais des activités, des loisirs, des voyages, des expériences… Le rapport à l’objet offert est davantage affectif, d’autant que les coffrets jouent sur l’aspect « écrin » de leur boîte. Il peut y avoir un guide détaillant les prestations proposées et illustré de photographies ou encore des échantillons évoquant la thématique du coffret : une petite bouteille de champagne pour une soirée cabaret, des huiles essentielles pour un coffret bien-être, etc. Mais attention, les coffrets cadeaux ont déjà fait quelques déçus. Aperçu des principales mauvaises surprises et les moyens pour les éviter ou, au moins, vous faire dédommager…

Réservation impossible.
D’aspect plus luxueux que le chèque cadeau, le coffret cadeau ne tient pas toujours toutes ses promesses… Il arrive que l’institut de beauté, le cours de cuisine ou l’excursion en péniche n’aie pas de date possible de réservation avant six mois. Dans ce cas, il s’agit d’un refus de vente dont il faut informer l’éditeur du coffret afin qu’il applique au prestataire les sanctions prévues dans son contrat de partenariat. Il faut aussi demander, à titre commercial, un échange ou la prolongation du coffret.

Frais supplémentaires.
La prestation doit être exactement conforme au descriptif indiqué dans le coffret, et pour le prix de celui-ci. Aucun supplément ne peut donc vous être imposé. Le prestataire peut en revanche proposer des services complémentaires et optionnels, mais la prestation initiale ne peut pas être subordonnée à son acceptation.

Prestation décevante ou indisponible.
Si le menu gastronomique ou le massage bien-être n’est pas la hauteur de l’attente du bénéficiaire, il lui sera difficile de se faire dédommager. Il peut à la rigueur négocier pour obtenir un remboursement au moins partiel. En revanche, si le prestataire a fait une présentation fausse de son offre (produits non conformes, prestations incomplètes…), il s’agit d’une infraction passible d’une lourde amende. Si la prestation est indisponible, deux cas de figure se présentent.
Soit il s’agit d’un forfait touristique et la procédure est la même qu’avec une agence de voyage : en cas de modification d’un élément essentiel avant le départ, l’émetteur du coffret doit vous en informer et vous permettre d’annuler. Soit il s’agit d’une prestation autre et c’est le prestataire qui devra assumer les conséquences de l’annulation d’une activité, c’est-à-dire proposer une autre prestation ou procéder à son remboursement.

Bon à savoir

Bénéficier de l’exonération de cotisations Urssaf
C’est l’Agence centrale des organismes de Sécurité sociale (Acoss) qui fixe les limites d’utilisation en matière de bons d’achat. Le CE doit veiller à s’y conformer s’il veut éviter un redressement de l’Urssaf. Pour bénéficier de l’exonération, il faut respecter les conditions fixées par l’Urssaf qui procède à une analyse des bons d’achat en deux étapes. Dans un premier temps, il s’agit de vérifier si le montant global attribué à un salarié pour l’année civile n’excède pas 5 % du plafond mensuel de la Sécurité sociale (de 154 euros en 2013 il passe à 156 euros en 2014). Si l’ensemble des bons d’achat et autres avantages en nature offerts au salarié est en deçà, alors ce montant est exonéré de cotisations et le CE n’a pas à se préoccuper des conditions d’attribution qui limitent les destinataires en exigeant que le salarié soit concerné par l’événement visé par le bon d’achat. Le CE pourra ainsi mettre en place un bon de bienvenue au salarié récemment engagé ou distribuer à chaque salarié un chèque cadeau à l’occasion de la fête du comité d’entreprise.

Tenir sa comptabilité
Pour sa comptabilité et en cas de contrôle Urssaf le comité doit pouvoir justifier de la remise du titre au salarié, de son montant et de l’événement associé. Il est donc utile de faire émarger les salariés sur une fiche établissant le montant, la date de la remise, le destinataire et l’événement concerné. Si c’est l’employeur qui doit verser les cotisations sociales, il a la possibilité de se retourner vers le CE en cas de problème pour lui faire supporter la charge définitive de ses cotisations. Des règles à prendre donc très au sérieux !

Les bénéficiaires des bons d’achat
Tous les salariés, quelle que soit la nature de leur contrat de travail (CDI, CDD, contrats aidés, temps partiel, etc.) peuvent bénéficier des activités sociales et culturelles en général, et donc de chèques, cartes et coffrets cadeaux, y compris lorsqu’ils sont en période d’essai, en préavis ou si leur contrat est suspendu (congés, maladie, maternité…).
Les personnes travaillant dans les locaux de l’entreprise sans en être salariées (sous-traitants, prestataires de services…) ne peuvent pas bénéficier des activités sociales et culturelles. Quant aux autres bénéficiaires des activités sociales et culturelles, il s’agit de la famille des salariés : conjoints non divorcés, veufs ou veuves, enfants légitimes, naturels, adoptifs et ascendants, etc. Les élus de comité d’entreprise ont également la possibilité d’étendre ce droit en fonction de l’évolution des moeurs : concubins, pacsés, etc. Et enfin, des anciens salariés, quel que soit le motif de leur départ. Cependant, comme les anciens salariés ne sont pas les bénéficiaires prioritaires et que le budget des CE est souvent limité, on constate que ce sont surtout les grands comités qui ouvrent leur prestations aux préretraités, aux retraités, voire aux salariés licenciés pour raisons économiques.

Les bons d’achat se dématérialisent

Depuis quelques années déjà, les français n’hésitent plus à faire leur achat sur Internet. Les ventes des sites marchands progressent à un rythme soutenu. En 2012, elles ont atteint un montant record de plus de 45 milliards d’euros, soit une hausse de 19 % par rapport à l’année précédente, dont 20 % rien que pour les ventes de Noël (novembre et décembre). Même chose pour le nombre de sites marchands : plus de 117 500 existants, soit une progression de 17 % en un an. Face un tel marché, les titres de paiements dédiés aux achats en ligne ne se sont pas fait attendre. Dès 2007, MaxiChèque lançait le premier chèque cadeau totalement dématérialisé, s’achetant en ligne, envoyé aux bénéficiaires par mail et utilisable seulement sur Internet. Très vite, les principaux émetteurs de chèques cadeaux ont également lancé leur propre cyber-titre de paiement. Une solution intéressante si l’on est sûr que tous les salariés ont accès à une connexion Internet et sont à l’aise avec le réseau.
Enfin, plus récemment, des opérateurs ont mis au point des bons d’achat dématérialisés, mais valables en magasin à partir d’un téléphone mobil. Une formule qui présente les mêmes intérêts pour les comité d’entreprise que les bons d’achat Internet (sécurité, gestion simplifiée…) avec l’avantage de convenir à davantage de salariés puisqu’il suffit d’avoir un Smartphone pour en bénéficier.

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    Josyane Béquier

    Secrétaire du CE de l’hôpital Saint-Joseph de Marseille, offre des bons cadeaux aux salariés de son établissement.