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CE en action

Les logiciels de gestion du CE

La compta et les ASC, réunis en un clic !
 
Même lorsque le CE n’a qu’une centaine de salariés, la gestion des ASC et la tenue des comptes peuvent s’avérer un cassetête, qui plus est chronophage. La solution : opter pour un logiciel de gestion conçu exclusivement pour les comités d’entreprise.

Présentation

Bien que rarement comptable de formation, le trésorier du CE doit pouvoir présenter une tenue de compte en règle. Une tâche d’autant moins évidente qu’il s’agit d’une comptabilité bien spécifique, notamment à cause de la séparation des budgets, et directement liée à la gestion, elle aussi complexe, des ASC. Pour ces trois raisons, les éditeurs ont mis au point des « progiciels intégrés » de gestion du CE : logiciels dédiés aux CE ; « pro » mais facile d’accès ; intégrant ensemble gestion des ASC et comptabilité (l’inscription d’un salarié à une activité génère les écritures comptables correspondantes).
Les avantages de ces progiciels sont nombreux. Outre le gain de temps, ils permettent d’optimiser la politique sociale du CE en rendant visibles ceux qui bénéficient des subventions et les autres, et en priorisant les subventions en fonction de vos critères, par exemple grâce à un nombre de points attribués à chaque salarié. D’un point de vu comptable, en plus de mettre la comptabilité à la portée des élus, ils permettent à l’expert du CE d’avoir accès à vos comptes via Internet. Enfin, il suffit au salarié d’aller sur sa page pour être informé de tous les avantages et activités que lui proposent son CE.

Le tour des offres

Les principaux prestataires proposent un progiciel standard à compléter par des modules optionnels pour répondre aux besoins plus spécifiques (centre de loisirs, chèques vacances, prêt financier, etc.) et qui pourra également se jumeler avec un site Internet. Mais quelque soit l’envergure du projet, il faut garder à l’esprit qu’il s’agit d’un engagement de (très) long terme qui lie le CE à un prestataire. Avant de signer, quelques points de vigilance s’imposent : le prestataire a-t-il pris le temps de vous aider à établir votre cahier des charges et de vous proposez un produit sur-mesure ? Son entreprise est-elle pérenne ? La formation au progiciel est-elle suffisante ? La hotline est-elle payante ou non, délocalisée ou non ? Mon matériel informatique est-il compatible ? Quels seront les éventuels surcoûts à venir en cas de changement de trésorier, de fusion ou scission, de modifications des paramétrages, etc. ? Quelle sera la fréquence des mises à jour ? Un conseiller technique viendra-t-il sur site régulièrement ?

Enfin, la plupart des éditeurs proposent une prestation globale : des offres commerciales de type billetterie, remises dans différentes enseignes et chèques cadeaux, intégrées à votre progiciel et accessibles aux salariés. Certains y verront un avantage supplémentaire, d’autres préfèreront garder la main sur les produits et activités qu’ils proposent aux salariés. Dans ce cas, mieux vaut se tourner vers un « petit » éditeur de progiciel : pas de plateforme d’e-consommation, mais une totale indépendance du CE dans ses choix de prestataires.

Les pièges à éviter

Les prestataires proposent souvent des packs comprenant plusieurs modules optionnels, un accès à une billetterie, etc. Le plus sage est de s’équiper progressivement en commençant par une formule réduite car le risque est grand de s’équiper au-delà de ses besoins réels, surtout face à des commerciaux compétents ! Au fil du temps, le CE pourra compléter, en connaissances de cause, son arsenal informatique.
Autre danger, celui de trop se couper des salariés. Si ces derniers peuvent consulter les catalogues, s’informer des sorties à venir, réserver leur voyage, retirer leur chèques cadeaux et payer leur place de cinéma par Internet, alors ils ne passeront plus beaucoup au bureau du CE ! Lorsque c’est possible, la solution peut consister par exemple à ne pas permettre le paiement en ligne ou à garder l’émission de certains titres.
Enfin, pour éviter les désillusions, n’oubliez pas que si les progiciels pour CE facilitent et allègent véritablement le travail des élus, pour autant, ils ne font pas tout, tout seuls !

Bon à savoir

La clôture annuelle des comptes du CE est une opération inévitable, mais difficile, surtout si le trésorier du CE n’est pas à l’aise avec les termes comptables. Les éditeurs de progiciels proposent généralement aux élus de les accompagner dans cet exercice délicat. Un service (facturé) qui n’a pas valeur de certification des comptes, mais qui est le plus souvent apprécié par les élus.

Les points CLÉS

Avant de choisir, définir les besoins du CE avec les futurs utilisateurs de l’outil.
Consulter plusieurs fournisseurs performants et contacter des CE déjà équipés de leurs produits.
Choisir un progiciel intégré conçu pour les CE .
Prévoir, dans le budget total, l’ensemble des coûts de mise en place et pas seulement l’achat du logiciel.

3 Commentaire

Participez ! Laissez-nous un commentaire

  • Bonjour Monsieur
    Il existe aujourd'hui sur le marché des logiciels spécialisés dans la gestion intégrée du CE .. et notamment des chèques vacances (mais qui ne sont pas dédiés qu'aux chèques vacances). Le principe est simple. Le logiciel s'appuie sur une base des salariés (incluant par exemple les critères sociaux tels que le QF ou la catégorie, ...) et propose une gestion des activités couplée à la comptabilité.
    Par exemple pour les chèques vacances :
    - possibilité de subventionner au QF, de mettre des quotas, ...
    - gestion des réservations des salariés,
    - passation de la commande auprès de l'ANCV avec génération automatique du fichier au format ANCV permettant de recevoir ses CV nominatifs
    - réception de la commande ANCV avec outils facilitant la distribution (liste d'émargements, courriers, étiquettes, ...)

    En ce qui concerne le paiement par le salarié, outre le paiement en une fois ou en plusieurs chèques, certains outils (comme 123CE Gestion+) proposent :
    - des paiements par prélèvement sur compte bancaire avec échéancier (ou prélèvement sur salaire via une convention avec la DRH).
    - ou un système d'Epargne (avec abondement ou non du CE). Dans ce cas l'épargne est en quelque sorte créditée sur un porte monnaie virtuel qui servira de moyen de paiement au salarié pour payer ses chèques vacances.

    Biensûr tous ces mécanismes sont totalement intégrés à la comptabilité pour simplifier le travail des élus de CE.
    J'espère vous avoir apporté un éclairage sur votre question, et je vous invite à nous contacter si cela vous intéresse pour une présentation de nos solutions 123CE Gestion+
    Bien cordialement,

    Thierry COLIN
    Kalidea http://www.kalidea-ce.com
    Directeur du Marché des CE
    tcolin@kalidea.com






    COLIN Thierry - Directeur Marché des CE - KALIDEA / 19-03-2013 / 09:42:15
  • Bonjour, Avec les 14 prestataires de logiciels figurant dans notre annuaire, http://www.salonsce.com/annuaire-des-fournisseurs-de-ce/toutes-les-activites/activite/equipement-fonctionnement-du-ce/logiciel-de-gestion-de-ce-internetintranet.html, vous devriez trouver votre bonheur ! Cordialement

    Entrez votre nom / 15-03-2013 / 14:46:04
  • bonjour,

    Je souhaiterais connaître les logiciels de gestion du chèque-vacances pour les personnels d'une entreprise.
    Le principe consiste à gérer des plan d'épargne.

    Merci par avance.
    Cordialement


    abdoulaye BAH / 13-03-2013 / 14:00:22
 
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Bénédicte Paitreault

Trésorière du CE SPIE Ouest-Centre (86), 750 salariés.