Les CE qui organisent des déplacements à l'étranger ou des séjours occasionnels pour leurs membres mais uniquement à l'occasion de l'assemblée générale ou si ces voyages sont liés au fonctionnement de l'organisme, sont partiellement exclus de la loi. A cette occasion, et à cette occasion seulement, ils exercent cette activité dans le cadre des compétences qui leur ont été reconnues par la loi. Il en va tout autrement si les séjours sont organisés à l'étranger et hors de ce cadre exclusif. Ils sont alors tenus de se conformer à la loi de 1992, autrement dit : demander une accréditation ou acquérir la prestation auprès d'un intermédiaire du voyage.

Définir les "besoins" avec le personnel concerné

Dans le premier cas, le CE devra obtenir son accréditation (en l'occurrence soit une licence d'agent de voyages, soit un agrément de tourisme) en s'adressant au Comité Départemental d'Action Touristique (CDAT) qui se trouve dans chaque Préfecture de département. Dans la deuxième hypothèse, la plus usitée, il devra s'adresser à une agence de voyages ou à un tour opérateur qui se chargera de l'organisation de la prestation.Avant d'organiser un voyage, il faudra définir les "besoins" avec le personnel concerné. Qu'en est-il du budget disponible et de la quote-part restant à la charge du salarié ?
Ensuite, il faudra bien sûr tenir compte de la destination et de sa nature. Offre-t-elle toutes les garanties de sécurité que l'on est en droit d'attendre ? Bien entendu, votre fournisseur vous apportera un conseil précieux en la matière. Mais avant d'entrer concrètement dans le processus d'achat, il convient de se renseigner sur les "risques-pays", les questions de vaccination et, de manière plus générale, de santé et de sécurité.

On distingue 3 types d'agences de voyages

- Les voyagistes qui fabriquent des voyages et les commercialisent au travers d'une brochure le plus souvent ;
- Les distributeurs qui vendent des voyages sur brochures et des billets de transports (trains, avions…) ;
- Les réceptifs qui organisent des circuits et des séjours en France ou à étranger.
L'organisateur peut également s'adresser à une association agréée. Celles-ci fonctionnent pratiquement comme les agences de voyages... à une exception près : les associations (type loi 1901) ne peuvent commercialiser leurs produits touristiques qu'auprès de leurs seuls adhérents (art.47 du décret) ou ressortissants.