Quels documents exiger ?

L'agent de voyage qui organisera la prestation sera tenu de vous fournir un certain nombre de documents obligatoires. L'information préalable écrite qui précise en 13 points toutes les modalités du voyages (article 96 des conditions générales de vente) comme, par exemple, la destination, le mode d'hébergement, le niveau de confort et l'homologation, les repas fournis, le détail de l'itinéraire s'il s'agit d'un circuit, les excursions comprises ou non dans le forfait, les formalités administratives et sanitaires, la taille minimale ou maximale du groupe pour la réalisation du voyage ainsi que le nombre minimal de participants (passé un délai de 21 jours avant le départ, un organisateur ne peut plus annuler le voyage en invoquant un nombre minimal de participants), le montant du prix à verser à titre d'acompte, les modalités de révision du prix, les conditions d'annulation de nature contractuelle et l'information sur la souscription facultative d'un contrat d'assurance couvrant les conséquences de certaines annulations ou d'un contrat d'assistance en cas d'accident ou de maladie du client.

Une fois le candidat et la formule retenus, les élus se préoccuperont également d'informer les salariés, notamment sur les formalités liées au passage des frontières et à la santé : formalités de police (carte d'identité, visa, passeport), devises et marchandises, vaccinations recommandées ou obligatoires…
Le contrat ou bulletin d'inscription (article 98 des conditions générales de vente) comporte au recto toutes les rubriques de l'information préalable ainsi que toutes celles que la réglementation oblige à insérer dans le contrat (raison sociale, siège, n° de licence, RCP, garantie financière…).
L'agent de voyage doit obligatoirement vous informer des formalités administratives et sanitaires nécessaires à la réalisation du voyage pour les ressortissants français.
Pensez à préciser dans votre cahier des charges s'il y a des enfants mineurs, des personnes de nationalité étrangère ou souffrant de maladie chronique, des personnes âgées qui pourront souffrir de la chaleur, du froid, de l'altitude, du manque de confort de certaines destinations, de la difficulté de certaines excursions…

Quelles garanties pour les ce ?

Pour obtenir leur licence, les agences de voyages et les autres intermédiaires doivent répondre à toute une série d'obligations légales (aptitude professionnelle, assurance Responsabilité Civile Professionnelle…) dont la plus importante est la garantie financière. Celle-ci permet, en cas de défaillance de l'agence, de rapatrier et de rembourser les clients, de verser les salaires du personnel, d'acquitter les factures des fournisseurs (compagnies aériennes, hôtels, réceptifs…) et les impôts. La majorité des agences est garantie par l'Association Professionnelle de Solidarité (APS), un organisme de caution alimenté par l'ensemble de ses adhérents. Elle a mis au point un système de garantie globale qui prévoit le remboursement intégral au client de toutes les sommes versées même si la totalité des sommes dues par l'agence est supérieure au montant garanti.