Il faut savoir, notamment, qu'une sortie se prépare plusieurs mois à l'avance. Il ne s'agit pas de contacter les organismes au dernier moment. Les visites de groupes dans les musées, par exemple, doivent être réservées entre 3 et 6 mois à l'avance. La date de la sortie ne s'improvise pas non plus : mieux vaut la belle saison pour des sorties "découverte de la nature ". Enfin, il n'est pas inutile de prévoir une bonne promotion de l'événement dans l'entreprise. L'affichage ne doit pas débuter prématurément, au risque d'être vite oublié, mais ne pas avoir lieu au dernier moment non plus. Le message doit être simple et bien ciblé. Pour éviter quelques désagréments de dernière minute quant aux horaires et à l'organisation générale de la sortie, mieux vaut prévoir, si cela est possible dans l'entreprise, une réunion d'information avec les participants quelques jours avant le départ.