Si un repas est prévu, sélectionnez un menu qui convient au plus grand nombre et qui tient compte des pratiques religieuses de chacun. Il faut, ensuite, définir le plus rapidement possible le budget global et le nombre maximal de participants et prévenir les salariés plusieurs mois à l'avance pour qu'ils puissent s'organiser et soient nombreux à participer à l'événement. En bénéficiant de tarifs de groupe très attractifs (de 10 à 25 % de remise en fonction du nombre de participants) et en subventionnant tout ou partie de la soirée, le CE permet aux salariés de se rendre à des fêtes qui sortent de l'ordinaire pour un prix particulièrement intéressant. Il est important, également, de mentionner la durée prévue de la soirée. Pour donner un caractère exceptionnel et surprenant à la soirée, vous pouvez la personnaliser et l'agrémenter, en fonction des circonstances, d'un gâteau d'anniversaire, de petits cadeaux pour les participants, de menus spéciaux ou de bouteilles de champagne supplémentaires…