Les procès-verbaux sont des documents très importants puisqu’ils rendent compte des avis, des voeux, de l’activité, des décisions,des engagements pris, des positions arrêtées par le CE. “ Le chef d’entreprise doit faire connaître à la réunion suivante du comité la communication du procèsverbal, sa décision motivée sur les propositions qui lui sont soumises. Les déclarations sont consignées dans le procès-verbal “ (art. L.434-4) C’est au secrétaire qu’il appartient d’établir les procès-verbaux mais il peut se faire assister par une personne de son choix. Les PV sont adoptés car le CE et peuvent ensuite être affichés, diffusés dans l’entreprise et communiqués à l’inspecteur du travail si le CE le souhaite. Certaines consultations imposent d’ailleurs cette transmission (plan de sauvegarde de l’emploi par exemple). 

L'ESSENTIEL À SAVOIR
C’est le secrétaire du comité d’entreprise qui doit rédiger le PV des réunions. Mis à part cela, il n'y a pas de méthode imposée par la loi pour le rédiger (c. trav., art. R.434-1). Si vous êtes secrétaire, vous êtes libre de votre rédaction. Simplement, il vous faut redonner toutes les informations pratiques sur la réunion (date, lieu, membres présents...) et signaler tout ce qui a été dit, sans forcément tout détailler. Dans la pratique, le secrétaire peut établir une version complète réservée aux membres du CE, puis partir de cette version pour en créer une allégée pour la diffuser aux salariés.

CE QU'IL DOIT MENTIONNER
En pratique, vous indiquerez dans le PV : la date de la séance, le nom, prénom et qualité des présents et absents, les heures de début et de fin de séance, les débats et les votes qui ont eu lieu, les informations qui vous ont été communiquées. Si des propositions sont soumises au cours de la réunion au chef d'entreprise, vous devez faire figurer dans le PV les décisions motivées de l'employeur sur ces propositions et les déclarations faites à ce sujet. Une déclaration ou une question soulevée en dehors de la réunion, même juste en sortant, ne devra pas être retranscrite : si vous voulez qu'elle figure dans un PV, il faudra l'évoquer à la prochaine réunion. De même, si un document vous est transmis après la réunion, sauf si c'est un complément.

CHOISIR VOTRE STYLE
Vous pouvez décider de rédiger le PV dans un style littéraire ou sous forme de questions-réponses. Comment s'y prendre ? D'abord, indiquez tous les points abordés au cours de la réunion avec, à chaque fois, le problème qui est soulevé et ce qui, au final, a été adopté. Si vous avez rendu un avis, indiquez-le et cela, de façon extrêmement précise car c'est une décision clé pour le CE : il s'engage non seulement vis-à-vis des salariés, mais aussi pour d'éventuelles actions postérieures. Pas la peine de retranscrire les altercations, les suspensions de séances, les mots maladroits ou malintentionnés qu'il a pu y avoir, soit entre vous, soit avec l'employeur : cela n'apporte rien, tant en interne que vis-à-vis des salariés, et peut, au contraire, nuire à votre image. En revanche, les différentes prises de position que vous avez eues peuvent y figurer, de même qu'il peut être intéressant de retranscrire les positions données par les syndicats, par le biais des représentants syndicaux. Mais attention : si elles sont trop longues, cela peut être difficile de les résumer sans risquer de déformer les propos tenus. C'est donc au secrétaire de juger, au cas par cas, de l'utilité ou non de retranscrire leurs propos. Si le PV est essentiel pour le CE qui pourra s'en servir pour faire face à une action de l'employeur ou revendiquer un droit, il est aussi utile pour le salarié qui pourra lui aussi s'en servir pour une éventuelle action en justice.

NE TARDEZ PAS TROP POUR LE RÉDIGER
Vous n'avez aucun délai imposé pour rédiger le PV. Néanmoins, nous vous conseillons de ne pas trop tarder et de le faire dans un délai maximal d'une semaine si vous êtes dans une entreprise où les réunions sont mensuelles, 3 semaines si les réunions sont bimestrielles. De plus, certains PV devant obligatoirement être transmis à l'administration, il faut que l'employeur puisse en disposer en temps voulu. Le mieux est de fixer ce délai dans le règlement intérieur du CE car ainsi, vous saurez à quoi vous en tenir. Attention à ne pas être négligent ou à ne pas volontairement traîner, car votre attitude pourrait constituer un délit d'entrave au CE. Si vous manquez de moyens matériels ou si vous devez faire face à une inflation de réunions extraordinaires, tentez de trouver des solutions comme par exemple, demander à l'employeur un crédit d'heures supplémentaires, déléguer cette tâche sous votre contrôle à des membres du CE, à des prestataires extérieures, etc.

PENSEZ À LE SOUMETTRE AUX MEMBRES DU CE
Lorsque vous avez rédigé le PV, vous devez alors le communiquer à l'employeur et aux autres membres du CE soit par e-mail, soit par courrier, etc. A ce stade, des remarques peuvent surgir de leur part sur le contenu : devez-vous toutes les prendre en compte ? Si vous les jugez utiles, oui. Sinon, ça dépend des cas. S'il s'agit de remarques émanant de ceux qui ne détiennent pas le droit de vote comme les représentants syndicaux et les suppléants (sauf s'ils remplacent un titulaire), vous n'êtes pas obligé de les prendre en considération. En revanche, si elles viennent des élus votants, et que leur majorité (employeur inclus) s'oppose à votre version des faits, nous vous conseillons de réviser votre copie. C'est à vous de juger, personne ne peut vous contraindre à modifier votre version sauf à saisir le juge pour contester le contenu du PV. Ne vous laissez pas déborder par toutes les remarques et n'en tenez compte que si cela a vraiment été dit ou communiqué en réunion. Si la communication du PV a donné lieu à des modifications, vous devrez de nouveau communiquer la version définitive aux membres du CE, employeur inclus.

ET UNE FOIS ÉTABLI, FAITES-LE ADOPTER
Il ne faut pas, à notre avis, en rester là. La loi prévoit, en effet, que seuls les PV adoptés peuvent être diffusés ou affichés, si vous voulez en faire profiter les salariés, faites-le adopter. Nous vous conseillons d'ailleurs de prévoir dans votre règlement intérieur l'adoption systématique de tous les PV. Enfin, vu leur valeur juridique, nous vous conseillons de les classer et de les conserver le plus longtemps possible. 

> Modèle de PV de réunion du CE
- Procès-verbal de la réunion du comité d'entreprise du 22 septembre 2007
- Présidé par M. Nom prénom et qualité
- Membres présents : liste nominative des membres et de leur qualité (titulaire, suppléant, représentant syndical…)
- Absents excusés :noms des absents
- Heure de début de la réunion : 8 h 30
- Heure de la fin de la réunion : 13 h
- Pour chaque point abordé : rappel des points tels qu'inscrits à l'ordre du jour, compte rendu des débats etc...
Le secrétaire