Après chaque réunion du CE, le secrétaire doit établir un procès-verbal (PV), qui fait état des débats qui s'y sont déroulés. C'est lui, et uniquement lui qui doit le faire. En aucune façon, l'employeur ne peut s'y substituer. Mais le secrétaire peut se faire aider. Voici quelques pistes.

L'ESSENTIEL À SAVOIR
Le Code du travail est peu bavard sur les modalités d'établissement du PV. Voici la seule indication que nous avons : « Les délibérations du comité d’entreprise sont consignées dans des procès-verbaux établis par le secrétaire et communiqués au chef d'entreprise et aux membres du comité » (C. trav., art. R. 434-1). « Le chef d'entreprise ou son représentant doit faire connaître à la réunion du comité qui suit la communication du procès-verbal, sa décision motivée sur les propositions qui lui ont été soumises. Les déclarations sont consignées dans le procès-verbal » (C. trav., art. L. 434-4). Ce qui est sûr, c'est que cette mission de rédaction et de communication à tout le CE n'incombe qu'au secrétaire ce qui ne veut pas dire qu’il ne peut pas se faire aider.

VOUS ÊTES LE SEUL SUR QUI PÈSE CETTE OBLIGATION
En principe, vous êtes le seul, en tant que secrétaire, à pouvoir rédiger le PV de la réunion. L'employeur n'a aucun rôle particulier à jouer en la matière. Il ne peut pas vous remplacer, le faire seul ou le confier à son assistante. Cette mission vous incombe, quand bien même vous n'auriez pas pu être présent à la réunion en question. Aussi, la règle doit être comprise de la manière suivante : vous avez la responsabilité de la rédaction du PV. Vous devrez alors vous aider des notes et bandes sonores que vous aura communiquées votre remplaçant à la séance (le secrétaire-adjoint ou de séance le cas échéant).Vous ne pouvez pas, en tout cas, échapper à cette obligation car elle pèse légalement sur vous.

VOUS POUVEZ DÉLÉGUER CETTE MISSION OU VOUS FAIRE AIDER
En tant que secrétaire, vous avez beaucoup de choses à gérer puisque, rappelons-le, vous êtes en charge des affaires courantes du CE, de l'élaboration de l'ordre du jour et vous devez aussi veiller au bon déroulement des réunions.Aussi, il n'est pas toujours facile de prendre en plus des notes en réunion. Nous vous recommandons donc fortement de vous faire aider. Vous pouvez ainsi confier cette mission à du personnel de secrétariat qui peut travailler ou non dans l'entreprise ou à un prestataire de service mais pour cela, il vous faut quand même obtenir l'accord du CE à la majorité. Vous pouvez, soit lui confier des notes ou des enregistrements, soit faire venir quelqu'un à la réunion. Mettez cette question à l'ordre du jour d'une réunion pour que sa présence puisse être débattue et acceptée pour la prochaine séance. Vous pouvez aussi confier cette tâche à un autre membre du CE. Dans ce cas, cela peut résulter d'un accord tacite entre ce membre et vous, avoir lieu ponctuellement ou être le recours systématique lorsque vous rédigez le PV. En pratique, très souvent, c'est le rôle du secrétaire-adjoint. Quoi qu'il en soit, restez vigilant si vous déléguez cette mission : contrôlez-le bien pour que cela ne se retourne pas contre vous... En effet, c'est vous qui êtes responsable d'établir le PV et d'en contrôler la rédaction. C'est bien vous qui, au final, devrez le relire, le corriger si besoin, le valider et ensuite, le soumettre à l'adoption et à la diffusion. Et attention : le fait que vous ayez confié à un autre la rédaction du PV ne vous dispense pas de noter les grandes lignes de la réunion et les points forts que vous jugerez utiles de faire figurer dans le PV. Bien au contraire, nous vous conseillons fortement de faire cette double prise de note, car vous en aurez besoin au moment de la validation du PV. Pensez éventuellement à intégrer dans le règlement intérieur les modalités d'établissement du PV de vos réunions pour régler ces questions une bonne fois pour toutes. Ce point devra être mis au vote lors d'une réunion et les élus trancheront à la majorité, employeur compris.

VOUS POUVEZ ENREGISTRER LES DÉBATS
Que vous décidiez d'assumer seul la rédaction du PV ou de le confier à une personne extérieure, nous vous recommandons d'enregistrer les débats, car cela permet de vous libérer de la prise de notes et ainsi de mieux prendre part aux discussions, et/ou d'éviter les contestations ultérieures (défaillance humaine ou accusation de partialité). Cet enregistrement n'est possible que si un vote à la majorité des membres du CE , employeur compris, l'autorise, à moins que cette possibilité ne soit prévue dans le règlement intérieur de votre comité. Attention, car dans ces conditions, l'employeur doit lui aussi pouvoir enregistrer les débats par magnétophone. Par ailleurs, il est interdit d'enregistrer les informations confidentielles.

SAVOIR SUR QUEL BUDGET PAYER LES FRAIS DE RÉDACTION DU PV
Vous avez décidé de confier la rédaction du PV à un tiers qui vous facture la prestation. Les frais correspondants doivent alors être imputés sur votre budget de fonctionnement du comité. Cela peut représenter un coût très important pour le CE si les réunions sont nombreuses. En effet, parfois, la situation de l'entreprise fait que les réunions extraordinaires se multiplient, s'ajoutant aux autres réunions ordinaires et les frais d'établissement du PV finissent par peser très lourd. Pour réduire les frais, mettez en place une stratégie pour que ce soient les membres du CE eux-mêmes qui prennent les notes ou affectez le salarié du CE à cette mission. Son salaire, pour le temps qu'il y passera, sera là aussi imputé sur le budget de fonctionnement. Pensez aussi à tenter une négociation avec l'employeur pour qu'il verse exceptionnellement un complément de budget lorsqu'il est à l'initiative des réunions exceptionnelles.