Presque toutes les entreprises mettent à la disposition de leurs salariés des distributeurs de boissons ou de denrées alimentaires. Cette décision peut venir de l’employeur mais comme il s’agit d’une activité sociale et culturelle, le CE peut aussi en être à l’initiative ou en revendiquer la gestion.

L'ESSENTIEL À SAVOIR
Selon la chambre syndicale Nationale de Vente et Services Automatiques (Navsa), aujourd’hui 70% des distributeurs automatiques sont installés dans des entreprises, et 80% des entreprises de plus de 100 salariés en sont équipées... S’il n’existe aucun distributeur dans votre entreprise, vous pouvez en tant que CE décider de pallier à cette absence et fournir aux salariés par ce biais un ensemble de produits à un bon rapport qualité/prix qui répondent à leurs besoins. Et si c’est l’employeur qui gère seul ce(s) distributeur(s), vous pouvez lui demander à en récupérer la gestion puisqu’il s’agit d’une activité sociale et culturelle (ASC)

UNE ASC UTILE NON SOUMISE À COTISATIONS SOCIALES !
Le coin «machine à café» est l’un des espaces détente les plus appréciés des salariés. Si les prestations proposées sont à la hauteur des besoins des salariés, c’est une activité qui marche bien. Si vous mettez à la disposition des salariés des distributeurs et que vous décidez de prendre en charge une partie du prix des produits proposés, sachez que votre contribution ne sera pas soumise à cotisations sociales.Le montant de votre contribution dépendra de vos moyens et de la taille de votre entreprise car vous n’avez pas les mêmes budgets et les mêmes besoins selon que vous êtes dans une entreprise de 50 ou de 1 000 salariés ! Vous pouvez choisir de prendre en charge un pourcentage du prix des produits,en fonction de leur montant,ou même plus,de prendre totalement en charge un seul produit.Attention aux effets induits par une gratuité totale, outre le fait que cela risque de «plomber» votre budget, cela peut entraîner beaucoup de gâchis.Le fait de ne pas payer peut,en effet,déresponsabiliser les utilisateurs qui peuvent prendre des boissons sans finalement les boire.Rien ne vous empêche aussi de solliciter une participation de l’employeur : cela permettra de diminuer d’autant le prix à payer pour chaque salarié.

SI L’EMPLOYEUR GÈRE LES DISTRIBUTEURS, VOUS POUVEZ LES RÉCUPÉRER
Il se peut que votre employeur s’occupe déjà des distributeurs et soit donc l’interlocuteur du prestataire qui se charge des machines. Dans ce cas, vous avez le droit d’en revendiquer la gestion puisqu’il s’agit d’une ASC. Or, en la matière, vous avez le monopole (C. trav., art. L. 432-8). Dans ce cas, l’employeur ne peut pas vous le refuser, mais faites le calcul avant de lui demander de reprendre la main car il faut évaluer combien cela va vous coûter financièrement, mais aussi en temps, en organisation, etc. Interrogez-le avant de vous décider. Si vous récupérez le distributeur, l’employeur vous donnera les moyens correspondants : votre budget d’ASC sera donc augmenté de la part correspondant au coût de cette gestion.

DÉFINIR LES BESOINS DES SALARIÉS
Pour savoir si c’est une bonne chose d’installer des distributeurs, rien de mieux pour vous que de sonder les salariés. Pour cela, établissez un questionnaire qui vous permettra de savoir : - si les salariés y sont favorables ; - combien d’entre eux pensent les utiliser ; - quels types de produits veulent-ils trouver ; - leur rythme d’utilisation des distributeurs, etc. On parle beaucoup depuis quelques années des problèmes de nutrition, vous devez aussi en tenir compte au moment où vous choisirez les produits à proposer aux salariés.

PRENDRE LA DÉCISION
La décision de mettre en place des machines peut venir de vous,de l’employeur ou de vous deux.Dans la majorité des cas,vous êtes impliqués dans la décision parce que l’employeur vous consulte sur cette opportunité ou parce que vous en êtes à l’initiative et que vous avez procédé à un vote en réunion puisque cela va engager des dépenses pour votre CE. Pour ne pas perdre de temps, vous pouvez vous réunir avant entre vous en réunion préparatoire pour que celui qui s’est chargé de récupérer les réponses et d’éplucher le sondage des salariés expose les résultats de l’enquête et les choix qui s’offrent à vous (achat ou location de machine, lieux d’implantation, etc.). Une fois que vous vous serez tous mis d’accord sur le principe et vos besoins, et que vous aurez voté en réunion plénière, il faudra trouver quelqu’un qui vous fournisse les distributeurs et donc choisir le bon prestataire. 

MODELE DE SONDAGE POUR LA MISE EN PLACE D’UN DISTRIBUTEUR
Madame,Monsieur,
Votre comité s’interroge sur l’opportunité ou non de mettre à votre disposition des distributeurs automatiques. Mais nous avons besoin de votre avis avant de prendre cette décision. C’est pour cette raison que nous nous permettons de vous solliciter et nous vous remercions par avance de prendre le temps de répondre à ce questionnaire. Bien entendu, vos réponses resteront confidentielles et ne seront exploitées que dans le but de mieux vous satisfaire sur ce point.Très cordialement.

Bulletin-réponse à renvoyer avant le <date> à : <renseigner : E-mail, nom d’un salarié, local du CE... >
Nom et prénom : <à renseigner> Site : <à renseigner> Service : <à renseigner> Age : <à renseigner>. Rayer les mentions inutiles

1. Seriez-vous favorable à l’installation d’un distributeur automatique ?
Oui
Non
2. Si oui, quel type de distributeur souhaiteriez-vous ?
Distributeur de boissons chaudes
Distributeur de boissons froides et de denrées alimentaires
Les deux Autres : <à préciser>
3. Si votre choix se porte sur un distributeur de produits consommables, que souhaiteriez-vous y trouver ?
Cannettes
Confiseries
Barres de céréales
Produits allégés
Fruits
Sandwichs
Salades
Autres : <à préciser>
4. Pour nous permettre de choisir le prestataire, indiquez-nous le tarif que vous seriez prêts à payer pour acheter une boisson chaude ?
Moins de 0,30 euro
Entre 0,30 euro et 0,50 euro
Entre 0,50 euro et 0,80 euro
Entre 0,80 euro et 1,50 euro 5.
Et pour une boisson froide ?
Entre 0,50 euro et 0,80 euro
Entre 0,80 euro et 1 euro
Entre 1 euro et 1,20 euro 6.
Quelle serait votre fréquentation moyenne au distributeur ?
Une fois par jour
Deux fois par jour
Plus de deux fois par jour
Une fois par semaine
Deux fois par semaine
Occasionnelle (si c’est le cas, merci de préciser combien de fois dans le mois)
7. A quel endroit pensez-vous que ces distributeurs pourraient être installés ?
Dans une pièce à part
Dans un couloir
Au rez-de-chaussée
A tous les étages
Autre : <à préciser>