Vous pouvez souhaiter créer un site pour informer facilement et rapidement les salariés, particulièrement ceux qui sont détachés dans une autre entreprise, expatriés, en télétravail, qui travaillent de nuit... Vous avez le choix entre un site internet ou un site intranet.

L'ESSENTIEL À SAVOIR
Sur un site internet, extérieur à l'entreprise, l'employeur n'a pas de droit de regard, sauf abus. Mais vous ne bénéficiez alors pas de la logistique (matériel, compétences et services informatiques, protection anti-virus etc.) du réseau de l'entreprise. Un site intranet, réseau fermé réservé au personnel de l'entreprise, est plus simple, car vous vous appuyez sur un réseau déjà existant qui vous héberge et vous pourrez probablement bénéficier des ressources de l'entreprise. Mais votre employeur peut vous brider quant au contenu de votre site, voire le fermer s'il estime que des abus sont commis.A vous de choisir...

FAITES VOTRE CHOIX
Peut-être êtes-vous des passionnés de l'informatique, experts en création de site... Mais si ce n'est pas le cas, sachez que des prestataires, spécialistes des sites pour les CE, peuvent vous aider. Certains proposent un accompagnement, d'autres vous livrent un site « clefs en main ».A vous d'en rencontrer plusieurs (par exemple, lors des salons pour CE, via les moteurs de recherches du web, par le bouche-à-oreille), de comparer leurs offres, leurs devis, selon votre taille et vos ambitions… Parmi vos critères de choix, pensez à comparer l’assistance technique et le suivi après-vente, les outils statistiques. Quelle que soit la solution retenue vous devez la faire voter en CE.

UN ACCÈS RÉSERVÉ AUX SALARIÉS DE L’ENTREPRISE
Sachez que si vous retenez la solution internet, vous devrez obligatoirement mettre en place un système de mot de passe et/ou d’identifiants. Il n’est en effet pas judicieux que des tiers à l’entreprise, notamment les concurrents, aient accès à toutes les informations publiées sur le site… Pour un site intranet, la question ne se pose généralement pas, le réseau étant fermé et réservé au personnel de l’entreprise.

A VOUS DE CHOISIR ET D’ALIMENTER LE CONTENU DU SITE
Même si vous vous faites aider par un prestataire extérieur, c’est à vous de choisir ce qui figurera sur votre site. Le spécialiste informatique vous guidera plutôt quant à la partie technique. Privilégiez la simplicité : les renseignements doivent être faciles à trouver. En premier lieu, pensez aux rubriques de type : qui sont vos élus, où les trouver, comment les contacter... Si vous créez un lien de type « contactez-nous » définissez bien, au préalable, qui va réceptionner les mails et qui va y répondre.Veillez toujours à garder un délai de réponse raisonnable...Attention : ces correspondances par mail ne doivent pas devenir une « tribune syndicale ». Vous pouvez également envisager un agenda, un point actualités, un édito, des flashs infos... Ne prévoyez ces rubriques que si vous êtes certains de pouvoir assurer les mises à jour ! A défaut, votre site aura rapidement une mauvaise image.

PRÉVOYEZ UNE PARTIE ACTIVITÉS SOCIALES ET CULTURELLES
Quelques suggestions : activités sportives, vacances : hébergements, séjours, spectacles, cinéma, centrales d'achat, fêtes de Noël, chèquesvacances... Un conseil : ne voyez pas trop grand... Commencez par des informations générales : liste des activités, présentation, qui peut en bénéficier, où se renseigner, comment procéder... Pensez à soigner la rédaction des conditions d'obtention des avantages. Cela peut vous éviter un certain nombre de questions et des litiges avec des salariés qui estimeraient avoir le droit à une prestation alors que ce n'est pas le cas. Par exemple, pour une prestation liée aux enfants, précisez qu''il s'agit de ceux nés avant le 31 décembre de l'année en cours. S'il y a des conditions d'âge, précisez à quelle date l'âge est apprécié...

ENVISAGEZ AUSSI UNE PARTIE ÉCONOMIQUE
Attention, sur un site internet il est indispensable de subordonner l'accès aux informations économiques à la saisie d'un mot de passe ou d'un code d'accès. Cette précaution prise, vous pouvez mettre en ligne : l'ordre du jour des réunions à venir ; les PV adoptés ; les rapports des commissions ; des informations sur les budgets du CE. Nous vous recommandons d'utiliser le format PDF qui empêche toute modification des documents, en utilisant les protections maximales. Interrogez-vous toujours sur l'opportunité de mettre en ligne telle ou telle information : est-ce pertinent ? L'information n'est-elle pas trop ancienne ? Pourrezvous la mettre à jour ultérieurement ?

JOUEZ LA SÉCURITÉ
Attention au contenu du site : les paroles s'envolent mais les écrits restent... Or, vous êtes dans l'écrit et non dans l'oral. De la critique à la diffamation, le pas est vite franchi... avec, à la clef, des éventuelles poursuites ! En particulier, méfiez-vous des forums de discussion ou des petites annonces : il faut un « modérateur », censé repérer et supprimer les propos injurieux, diffamatoires… Veillez à obtenir toutes les autorisations nécessaires à la mise en ligne des photos, logo, sigles. Pensez au droit à l'image, aux droits des marques, à la protection de la vie privée... Gare aussi aux fichiers qui requièrent des formalités particulières au regard de la Cnil.

PENSER À LA GESTION COURANTE ET À L'AVENIR
N'oubliez pas qu'un site nécessite de fréquentes mises à jour. Choisissez donc, pour piloter ce type de projet, une personne ou une équipe capable de les assumer. Une « commission communication » peut, par exemple, en être chargée. Il est indispensable de savoir, dès le démarrage du site, qui va mettre en ligne les informations et qui va les mettre à jour, à quelle fréquence, combien de temps peut y être consacré, etc. Attention à l’effet désastreux d’un site affichant en Actualité, une « nouvelle » de l'an dernier ou donnant les tarifs d'une activité sportive abandonnée !

> Notre point de vue :
Certains prestataires proposent de vous créer une adresse mail extérieure à l'entreprise. Cela peut éviter des problèmes avec votre employeur quant à l'utilisation de la messagerie d'entreprise.